Dokumentation "Pro2Sage" v1.0.4 (Demoversion)

Einleitung

Das automatische Konvertierungsprogramm "Pro2Sage" konvertiert eine vollständige Szymaniak ProFib-Finanzbuchhaltung in das Sage KHK Rechnungswesen. Darüberhinaus kann nach der Konvertierung mit der ProFib weitergearbeitet werden und die Änderungen und neuen Buchungen können nachkonvertiert werden.

Die vorliegende Demoversion befindet sich weiter in der Entwicklung. Hinweise zu aufgetretenen Problemen oder Fehlern sind jederzeit willkommen. Wenden Sie sich bitte an:

köditz-datensysteme GmbH
Entwicklung "Pro2Sage"
Oldenburger Allee 15
30659 Hannover

Email: entwicklung@koeditz.de

Voraussetzungen

Softwarevoraussetzungen allgemein

• Microsoft Windows (ab Windows 95 bis Windows 2000, einschl. Terminalserver)
• Szymaniak ProFib ab Kern 6.12 / 1.4.1999 (ältere Versionen auf Anfrage)
• Szymaniak ProSoftware 32-bit ODBC-Treiber (bevorzugt Version 5.11099)
• Sage KHK Office Line Version 2.2 (und damit auch ADO und DAO in ausreichenden Versionen)
• ggf. Sage KHK Modul Anlagenbuchhaltung

Softwarevoraussetzungen für die Demoversion

• Installierte Szymaniak ProFib-Demoversion
• Installierter Szymaniak ProODBC-Treiber für die Demoversion, ODBC-Datenquelle z. B. "PRO-Daten32"

Voraussetzungen an die Daten der ProFib

• Die Daten in der ProFib sollten möglichst vollständig und "sauber" sein. Das heißt:
• Die Journale sollten keine "fehlenden Journalzeilen" aufweisen (Prüfung auf korrekte Journalzeilen und Journalsummen im Programm 50, "Jour-Summe") und die Summen-Salden-Listen aller Perioden sollten auf Null sein. Ist das nicht der Fall, treten bei der Konvertierung wahrscheinlich Fehler auf, fehlende Buchungen müssen dann manuell nachgebucht werden.
• Das Programm 91 (Buchhaltungsabstimmung) sollte keine relevanten Fehler finden.
• "Pro2Sage" kann nur konvertieren, was an Daten noch vorhanden ist. Nichts geht, wenn im Programm 96 Daten der Journale gelöscht worden sind. Auch die ausgezifferten Offenen Posten sollten noch vollständig vorhanden sein, dabei bemüht sich das Programm aber, trotzdem die Bewegungsdaten zu übernehmen.
• Die Sachkonten sollten dem Nummernkreis des SKR 03 oder SKR 04 entsprechend angelegt sein. Nur dann können die Sachkonten in die passenden Kontenklassen gebracht werden. Ohne Kontenrahmen werden alle Konten behelfsmäßig einsortiert und müssen später manuell in die richtigen Kontenklassen verschoben werden. Beim Buchen fehlen Sage KHK sonst Hinweise zum Ermitteln der richtigen Buchungsart.

Einschränkungen

Nicht optimal konvertierbare Daten

• Zahlungsbedingungen: Die Betragermittlungsart "Z" gibt es im Sage KHK Rechnungswesen nicht, deshalb wird eine Warnung ausgegeben.
• Zahlungsbedingungen: Die Zahlterminkennzeichnung "Festes Zahldatum" ist im Sage KHK Rechnungswesen überflüssig und wird deshalb ignoriert. Es wird ein Hinweis ausgegeben, weil diese Zahlungsbedingung in der konvertierten Form ggf. keinen Sinn mehr macht.
• Debitoren: Die Mahnkennzeichen 1,2,3,5 werden zu "Mahnwesen = Ja", Mahnkennzeichen 4 wird zu "Mahnwesen = Mit Bestätigung", andere werden zu "Mahnwesen = Nein" konvertiert.
• Kreditoren: Für die Zahlart 3 (betragsabhängige Zahlung) gibt es im Sage KHK Rechnungswesen keine Entsprechung, diese Kreditoren werden sicherheitshalber nicht für Überweisungen freigegeben.
• Personenkonten: Bei beidseitig passenden gegenseitigen Referenzen werden Debitor und Kreditor mit derselben Adresse verbunden, und zwar mit der Adresse mit der niedrigeren Kontonummer.
• Personenkonten-Adressen: Es wird versucht, das Ort-Feld in die Bestandteile Land/PLZ/Ort zu zerlegen. Das klappt nur dann zuverlässig, wenn es etwa in der Form "A-1000 Wien" ausgefüllt ist. Das Länderkennzeichen aus dem Ort-Feld wird immer verworfen, das Kürzel aus "Land" wird konvertiert.
• Offene Posten: Die Buchung einer Zahlung mit einem anderen Währungskurs als dem der Rechnung erzeugt eine automatische Kursgewinn oder -verlustbuchung. Diese wird im Sage KHK Rechnungswesen gelegentlich anders gerundet als in der ProFib, so daß Pfennigdifferenzen entstehen können.
• Offene Posten: Das Buchen einer Zahlung mit einer anderen Währung als der der Rechnung wird vom Sage KHK Rechnungswesen nicht unterstützt. Es wird ein neuer Posten mit angehängtem Währungskürzel angelegt. Die Posten müssen manuell ausgeziffert werden.
• Offene Posten: Die Verwendung von identischen Rechnungsnummern (OP-Nummern) bei einem Personenkonto wird in Sage KHK auch dann noch als zusammengehörend angesehen, wenn die vorherige Rechnung komplett abgeschlossen und ausgeziffert ist. Wenn nötig, etwa bei abweichenden Steuercodes, wird 's' und der Steuercode an die OP-Nummer angehängt. Notfalls wird ein 'a' und die interne Auszifferungsnummer angehängt.
• Die Strukturen der Bilanzen, G+V und BWA werden übertragen, die Auswertungen sind auch in den meisten Fällen identisch. Daß dies nicht immer der Fall ist, schreiben wir der inkonsistenten Behandlung der Auswertungen in der ProFib zu.
• Umbuchungen zwischen zwei Personenkonten werden zu zwei Buchungen über das Fehlersachkonto konvertiert. Um eine vergleichbare Summen-Salden-Liste zu erhalten, muß also das Fehlersachkonto aus dem Kontenbereich ausgenommen werden.
• Die Erstsalden von Fremdwährungs-Sachkonten sollten besonders überprüft werden, in der Praxis sind diese oft nicht korrekt konvertierbar. Die Buchungen können problemlos überarbeitet werden.
• Bei EU-Eingangsrechnungen mit UStID in Fremdwährung mit Erwerbsteuerberechnung muß der Steuerbetrag im Sage KHK Rechnungswesen mit 0,00 angegeben werden, die Fibu rechnet dann selbst anhand des Steuersatzes. Allerdings wird die DM-Steuer in der ProFib aus der FW-Steuer berechnet, Sage KHK rechnet dagegen die Steuer mit dem Steuersatz aus dem DM-Rechnungsbetrag erneut aus. Dadurch ergeben sich ggf. Pfennigdifferenzen.
• Die Buchungskreise der ProFib werden nicht übernommen.
• Kostenstellen-Verteilungen und -Umlagen werden nicht konvertiert.

Einschränkungen der aktuellen Version

• Die Konvertierung der Budgets für Kostenstellen und Kostenträger sind noch Baustelle und derzeit gesperrt.
• Die Konvertierung der Anlagenbuchhaltung wird gegenwärtig implementiert, Buchungen auf Anlagekonten werden derweil direkt auf den zugeordneten Sammelkonten gebucht.
• Karteikarte und Textblatt von Personenkonten werden z. Zt. noch nicht konvertiert.

Installation, Start und Bedienung

Installation Pro2Sage

• Setup laufenlassen.
• Benötigt werden mindestens Pro2Sage.exe, TopPL.exe, Pro2Sage.mdb und GlobPref.ini in einem gemeinsamen Ordner.

Zieldatenbank im Sage KHK Administrator anlegen

• Neue Datenbank für Rechnungswesen hinzufügen.
• Neuen Mandant in der Datenbank anlegen, Kontenrahmen: Ohne (Sage KHK-Formatierung), Beispiele für Grundlageneinstellungen: Nein.
• Bei Bedarf: Datenbank im Netz freigeben.
• Nummernkreise und Feldformatierungen: Alle Nummern der ProFib sind rechtsbündig, also sollten hier nur "####" verwendet werden: Kunden und Lieferanten 6-stellig, Sachkonten 4-stellig, Kostenstellen 3-stellig, Kostenträger 4-stellig, Anlagen 5-stellig. Die Formatierung oder die Stellenanzahl kann auch geändert werden, es muß nur sichergestellt sein, daß alle Nummern der ProFib in die gewählten Formate wandelbar sind.

Im Sage KHK Rechnungswesen zwei Geschäftsjahre anlegen (dieses Beispiel gilt für die 1999er ProFib-Demo-Version)

• Erstes Geschäftsjahr ab 01.01.1998 in DM, 12 Perioden, 1 zusätzlich, Soll-Versteuerung.
• Zweites Geschäftsjahr 1999, 12 Perioden, mindestens 1 zusätzlich, Soll-Versteuerung, weiter in DM.

Programm "Pro2Sage" starten

• Beim ersten Start: Auswahl der ProFib-ODBC-Datenquelle (PRO-Daten32); Benutzer und Passwort bleiben leer; Ok.
• Beim ersten Start: Auswahl der Sage KHK-Zieldatenbank per Popup, Benutzer KHK, Passwort leer; dann Auswahl des Mandanten (sollte voreingestellt sein).
• Im Reiter "Mandantendaten" können nun diverse Einstellungen von Quell- und Zielmandant besichtigt werden - sollten irgendwelche Daten nicht zusammenpassen, erscheinen entsprechende Meldungen.
• Umschalten auf den Reiter "Finanzbuchhaltung" bringt die Konvertierungsschritte auf den Bildschirm. Beliebige Schritte (auch alle auf einmal) ankreuzen, SKR 03 als Kontenrahmen auswählen.
• Die erste Periode, in der unkonvertierte Buchungen vorliegen, wird automatisch vorgegeben, die letzte zu konvertierende Periode kann ausgewählt werden. Es können auch sämtliche Perioden auf einmal konvertiert werden.
• Falls in der ProFib weitergebucht wurde, während Pro2Sage schon gestartet war, können durch einen Klick auf "Prüfen" die noch zu konvertierenden Perioden neu bestimmt werden.
• Starten - die Konvertierung läuft vollautomatisch ab.
• Falls Sage KHK zwischenzeitlich eine Warnung über eine unpassende Währungstabelle ausgibt (die Kurse entsprechen nicht den festgelegten EU-Kursen), die Meldung mit "Nein" quittieren.

Erstsalden des aktuellen Jahres (im Beispiel 1999)

• Nachdem alle Bewegungsdaten des Vorjahres (1998) übernommen wurden und auch keine Buchungen mehr in der ProFib im Vorjahr gemacht und nachkonvertiert werden sollen, müssen einmalig die Saldovorträge des aktuellen Jahres aus dem Vorjahr übernommen werden.
• Dazu im Sage KHK Rechnungswesen im Geschäftsjahr 1998 das Programm Jahresabschluß / Saldovortrag anwählen und das Vorjahr abschließen. Dabei die Punkte Kunden, Lieferanten und Bilanzkonten auswählen. Damit werden automatisch die Erstsalden in das aktuelle Jahr vorgetragen (im Demo-Beispiel: 58 Buchungen).

Protokoll der Konvertierung

• Alle Konvertierungsschritte werden in einem Protokoll aufgezeichnet. Bei eventuellen Problemen während der Konvertierung werden Hinweise und Lösungsmöglichkeiten protokolliert, die man später im Sage KHK Rechnungswesen prüfen kann.
• Das beiliegende Programm "LogView" zeigt die Meldungen an und bietet auch eine Möglichkeit zum Ausdruck.

Historie

v1.0.4 vom 16.07.2001

• Die Personenkontensalden und die OP-Liste müssen nicht mehr unbedingt übereinstimmen, Abweichungen werden automatisch behandelt.
• Eine Zahlung gegen diverse Rechnungen, zu der keine OPs mehr existieren, bekommt eine eindeutige OP-Nr. zugewiesen.
• Korrekturen und Erweiterungen beim Export der Währungen und Währungskurse.
• Das Programm kann eine ProFib nun auch dann weiter konvertieren, wenn zwischenzeitlich ein Jahreswechsel durchgeführt wurde. Es können nun auch weitere Vorjahre konvertiert werden, wenn noch eine entsprechend alte Datensicherung der ProFib existiert.
• Kursdifferenzbuchungen werden explizit gebucht, falls nicht automatisch möglich.
• Fehler in der Folge der Journalzeilen werden geprüft und im Protokoll ausgegeben.
• Fälligkeitstermine aus dem Jahr 1899 treten nicht mehr auf.
• Keine unnötigen, leeren Buchungssitzungen für fünf Vorjahre mehr.
• Ausbuchen von Restbeträgen über die Funktion "beliebiges Konto" wird unterstützt, und zwar als Über- sowie als Unterzahlung.
• Die Bilanz-Konvertierung ist nun robuster gegen allfällige Fehler in der Definition der Bilanz, die Auswertungen stimmen (meistens).
• Workaround für einen Fehler des ProODBC-Anmeldefensters unter Windows 2000.
• Wird SKR = "ohne" gewählt, so werden die Sachkonten so in die Kontenklassen sortiert, daß beim Jahreswechsel genau die laut "Stelle 1 des Allgemeinen Kennzeichens" gewünschten Konten in das Folgejahr vorgetragen werden. Diese Funktion gibt es sonst im Sage KHK Rechnungswesen nicht.
• Bezugskonten von Fremdwährungskonten gibt es im Sage KHK Rechnungswesen nicht, bzw. werden sie dort nicht benötigt. Es wird nur das Fremdwährungskonto bebucht.
• Umbuchungen zwischen zwei Personenkonten werden nun unterstützt; es werden zwei Buchungen über das Fehlersachkonto daraus.
• Bei sämtlichen Buchungen wird nun der Euro-Betrag gefüllt.
• Erwerbsteuer-Buchungen für EU-internen Einkauf werden unterstützt.
• Ein eventuell fehlendes EURO-Differenzkonto wird durch das Kursgewinnkonto, notfalls das Kursverlustkonto der Währung EUR ersetzt, falls dieses vorhanden ist.
• Test mit der aktuellen ProFib-Demo-Version (Kern 6.31) bestanden.
• Verschiedene weitere Fehler im ProODBC-Treiber werden umgangen, auch ist das Programm robuster gegen gelegentlich vorkommenden Datenmüll in den Tabellen.
• Deutliche Steigerung der Geschwindigkeit durch verschiedene Cache-Techniken.
• Etliche weitere Fehlerkorrekturen und Detailverbesserungen.

v1.0.2 vom 11.04.2001

• Erste öffentliche Version.