DocuWare

Vorsprung durch Dokumenten-Management

DocuWare – Der intelligente Weg, Ihre Geschäftsinformationen zu verwalten

Durchschnittlich verbringen Mitarbeiter rund 30 bis 40 Prozent ihrer Zeit damit, E-Mails, Papierunterlagen, Festplatten und Aktenschränke zu durchsuchen, um notwendige Informationen für ihre Arbeit zu finden.

Deutlich sinnvoller wäre es dagegen, diese vergeudete Zeit in die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu investieren.

Immer mehr zukunftsorientierte Unternehmen und Organisationen wechseln deshalb zu digitalen Dokumenten und einem Dokumentenmanagementsystem, um sich so einen Vorsprung am Markt zu sichern.

Documentenmanagementsoftware

DocuWare Dokumentenmanagement-System – eine Komplettlösung

Vier Funktionen sind der Kern einer umfassenden Lösung, die alle Dokumente Ihres Unternehmens – etwa Papierunterlagen wie Eingangsrechnungen oder Briefwechsel, Verträge, Dateien, E-Mails und vieles mehr – in wertvolle Ressourcen umwandelt und Ihnen gleichzeitig hohe Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse bringt:

  1. Dokumente erfassen und ablegen
  2. Zugriff und Transparenz sicherstellen
  3. Reibungslose Zusammenarbeit
  4. Durchgängige Dokumenten-Management-Infrastruktur

Der richtige Einstieg ins Dokumenten-Management – mit köditz und DocuWare

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist eine hervorragende Möglichkeit, Kosten unter Kontrolle zu halten und die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern.
Über 14. 000 Unternehmen setzen heute auf DocuWare, um ihre geschäftskritischen Dokumente digital zu verwalten.

Mit DocuWare sind Sie auf der sicheren Seite:
Dieses System bietet Ihnen alle Vorteile des elektronischen Dokumenten-Managements und schützt dabei Ihre geschäftskritischen Dokumente vor Verlust, Beschädigungen und dem Zugriff Dritter. Über 25 Jahre Erfahrung sind denn auch ein Garant für eine sichere und sehr effiziente Einführung OHNE Betriebsunterbrechung, die Integrationsfähigkeit in eine bestehende Unternehmenssoftware sowie maximale Benutzerakzeptanz.

Für den richtigen Einstieg benötigen Sie jedoch erfahrene Partner an Ihrer Seite, der Sie umfassend berät. Darum liefern wir nicht nur Software, sondern arbeiten eng mit Ihnen zusammen. Wir sorgen für die notwendige Planung im Vorfeld, führen Schulungen durch und verfügen über eine eigene Support-Hotline. Wir begleiten sie von Anfang bis Ende mit unserem ständig aktuellen Fachwissen rund um DocuWare.

Rufen Sie uns an. Gemeinsam finden wir mit Sicherheit die passende Lösung für Ihr Unternehmen.

Ihr Ansprechpartner

Tristan Lehmann
Vertriebsbeauftragter

Telefon:
0511 – 72 82 7-0

Telefax:
0511 – 72 82 7-47

E-Mail: t.lehmann@koeditz.de

Bester Zeitpunkt

Ein Dokumentenmanagementsystem benötigen Sie, um die stetig wachsende Flut an elektronischen Dokumenten zu bewältigen. Das Dokumentenmanagement ist ein System zur Verwaltung und Archivierung dieser digitalen Dokumente.

Sollten Sie den Weg zum papierlosen Büro beschreiten wollen, dann ist ein solches System ideal für Sie. Sie kennen sicher die Situation in Ihrem Büro, dass Sie tagein tagaus Dokumente suchen, und zwar lange und ausgiebig. Hier kommt das Dokumentmanagementsystem (kurz DMS) ins Spiel. Eine DMS-Software hilft Ihnen bei allen Schritten von der Digitalisierung von Dokumenten bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Die Archivierung erfolgt dabei entsprechend den rechtlichen Anforderungen. Das DMS ist allerdings weitaus mehr als ein praktischer Helfer im Büroalltag. Das System hilft vorrangig dabei, sämtliche Dateien und Dokumente zu archivieren, katalogisieren und zu ordnen.

Darüber hinaus kann das System in der Büroorganisation:

  • Anlegen von Backups des Dokumenten- und Dateibestandes
  • Schützen von Dokumenten vor Verlust oder Zerstörung
  • Freigabe zum Einsehen und Bearbeiten von Dokumenten für berechtigte Personen
  • Erschaffung benutzerdefinierter Workflowprozesse, um ein Dokument standortübergreifend bestimmten Personen zukommen zu lassen

Unternehmensgröße

Die Anschaffung eines Dokumentenmanagement-Systems lohnt sich für kleine und mittlere Unternehmen sowie auch großen Konzernen. Hauptsächlich ist es eine lohnende Investition für Unternehmen oder Branche mit regem Dokument- und Aktenverkehr. Zu diesen Unternehmen zählen beispielsweise Kanzleien, Redaktionen, Banken, Arztpraxen, Versicherungen und viele mehr.

In einem modernen Unternehmen steigen die Anforderungen an Dokumentenmanagementsystem stetig. Das DMS muss die rechtlichen Anforderungen erfüllen, wie Sicherheit, Datenschutz und Aufbewahrungsfristen. Das System muss große Datenmengen bewältigen sowie die Zukunftsfähigkeit hinsichtlich Infrastruktur sicherstellen. Als Daueraufgabe kann in einem Unternehmen der Umstieg von Papierarchiv zum digitalen Archiv angesehen werden. Ein papierloses Büro ist längst im Hier und Jetzt angekommen. Der Weg in diese Richtung wird von vielen Branchen bereits in steigendem Tempo gegangen. Die Flut an Dokumenten in Büro und Archiv ist schier unendlich. Aufgrund technologischer Neuerungen sprechen sich viele Unternehmensinhaber für ein Dokumentenmanagement-System aus. Das DMS bietet Einspar- und Optimierungspotenzial, derer sich Unternehmer gerne bedienen. Zeitersparnis bei Verwaltung, Archivierung und Workflow-Koordination, Datensicherung und Zugriffsrechtevergabe sind nur einige Punkte, warum sich DMS in mehrfacher Hinsicht lohnt.

Gehen Sie den intelligenten Weg, um Ihre Geschäftsinformationen zu verwalten. Sollten auch Ihre Mitarbeiter viel wertvolle Zeit damit verbringen, E-Mails, Papierunterlagen, Festplatten und Aktenschränke nach notwendigen Informationen zu durchsuchen, dann ist die Zeit reif für ein Dokumentenmanagement-System. Verschaffen Sie sich einen Vorsprung am Markt und gehen Sie über zu digitalen Dokumenten und einem Enterprise Content Management. Investieren Sie mit DocuWare mehr Zeit in die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Mit DocuWare erhalten Sie eine DMS-Software, die es Ihnen erleichtert, die Kosten unter Kontrolle zu halten und die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern.

Kriterien

Immer mehr Unternehmen wechseln zur digitalen Ablage ihrer Dokumente. Was ein digitales DMS können und archivieren sollte, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Ein DMS sollte in der Lage sein, jedes Dokument archivieren zu können, ganz gleich aus welchen Bereichen. Allerdings liegt der Fokus meist in Bereichen wie Rechnungswesen, Auftragsverwaltung, Vertragswesen sowie auch Personal. Mit DocuWare ist es möglich, zum Beispiel eine digitale Personalakte zu führen oder eine E-Mail-Archivierung einzurichten.

Zu beachten ist, dass die DMS-Software ein Dokument mit diversen Kriterien versehen kann. Zu diesen zählen etwa die Rechnungssummer, Lieferantenbezeichnungen, Auftragsnummer und immer auch eine aussagekräftige Beschreibung der Dokumente. Mit diesen Kriterien erst ist es möglich, ein Dokument wiederzufinden. Das Wiederfinden von einem digital abgelegten Dokument ist die wichtigste Voraussetzung für ein effizientes, elektronisches Dokumentenmanagement. Achten Sie bei der Wahl eines DMS ebenfalls darauf, dass eine Recherchemöglichkeit nach einem abgelegten Dokument erfolgen kann. Eine OCR/Volltextsuchkomponente ist ideal, da diese eine Suche nach Textinhalt ermöglicht. Darüber hinaus sollte das DMS-System in der Lage, ein bereits archiviertes Dokument innerhalb des Dokumentenmanagementsystems an weitere Mitarbeiter weiterzuleiten.

Mehr Information über DocuWare und die vielfältigen Möglichkeiten mit dem Arbeiten mit der DocuWare Cloud erhalten Sie bei der köditz Datensysteme GmbH.Wir beraten Sie gerne und zeigen Ihnen die Vorteile.

Workflow

Unter Workflow versteht man die Organisation von Arbeitsabläufen, oder anders ausgedrückt, den Arbeitsablaufplan in einem Unternehmen. Workflow übersetzt man ins Deutsche als Arbeitsablauf. Bei Workflows in Unternehmen betrachtet man die Prozesse zur Leitungserstellung von einer einzelnen Tätigkeit bis zu umfangreichen Organisationsstrukturen. In jedem Unternehmen ergeben sich mit der Zeit gewachsene Strukturen. Allerdings erschweren diese die Organisation von Arbeitsabläufen immens. Oftmals sind Abweichungen in den Arbeitsabläufen zwischen Abteilungen und Aufgabenstellungen dafür verantwortlich, dass Arbeiten doppelt oder überschneidend erledigt werden. Die Arbeiten sind nicht aufeinander abgestimmt, was für das Unternehmen hohe Kosten bedeutet.

Workflows unterteilen Aufgaben in möglichst kleine und verschiedene Aktivitäten und beschreibt sie möglichst detailliert. Aus den Beschreibungen kristallisieren sich dann Abhängigkeiten zwischen den vertikalen und horizontalen Ebenen heraus. Die Aktivitäten und die daraus resultierenden Auswirkungen beschreibt man bestenfalls derart, dass das Ergebnis genau vorhersehbar und wiederholbar wird. Den Arbeitsabläufen ordnet man ebenfalls benötigte Ressourcen bei. Dazu zählen Personen, Betriebsmittel und Maschinen. Auch die zeitlichen Abhängigkeiten werden festgelegt.

Fasst man alle Workflows eines Unternehmens zusammen, ergibt sich die optimierte Organisationsstruktur. Hier ist allerdings Vorsicht geboten. Denn es besteht die Gefahr einer Überorganisation und fehlende Flexibilität. Das sogenannte Workflow-Management kommt hier ins Spiel, das die Abstimmung zwischen formaler und informaler Organisation finden soll.

Nachfolgend werden einige wichtige Elemente eines Workflows aufgeführt:

  • besteht aus Tätigkeiten, Aktionen, Aktivitäten, die nacheinander und/oder parallel ablaufen
  • äuft meist nach demselben oder zumindest ähnlichen Schema ab
  • verfügt über einen festgelegten Zustand, wenn eine Aktivität beendet oder abgebrochen wird
  • ordnet Aktivitäten verschiedenen Beteiligten zu

Wie im Vorfeld erwähnt, sollen Workflows Geschäftsprozesse automatisieren. Auch ist ein manuell ausführbarer Workflow möglich. Das kann zum Beispiel das Weiterleiten einer E-Mail mit angehängtem Dokument zwecks Überprüfung an einen Mitarbeiter. Der Mitarbeiter leitet diese E-Mail dann wiederum dem nächsten Mitarbeiter zur Freigabe weiter. Digitale Workflows arbeiten mit einem System, das die vorgenannten Tätigkeiten steuert und ein Workflow-Management möglich macht. Innerhalb eines Workflow-Management-Systems (kurz WFMS) wird eine Aufgabe automatisiert umgesetzt, was das Weiterleiten der in vorgenanntem Beispiel E-Mail an den nächsten Beteiligten bedeutet. Durch Knopfdruck kann die Freigabe erledigt werden. Im WFMS werden Workflows entworfen und angewandt. Alle benötigten Informationen und Dokumente lassen sich verwalten.

Revisionssicherheit

Eine wesentliche Eigenschaft von revisionssicheren Archivsystemen ist, dass Dokumente und Informationen schnell auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher aufbewahrt sind. Die Revisionssichere Archivierung ist ein bedeutender Bestandteil von Dokumentenmanagementsystemen.

Für die Revisionssicherheit gelten nachfolgend aufgeführte Kriterien:

  • Richtigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit
  • Schutz vor Veränderung
  • Bewahrung vor Verlust
  • Einhalten von Aufbewahrungsfristen
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem sollte stets über eine Funktion zur revisionssicheren Archivierung verfügen. Es erfolgt eine Ablage von in einem schreibgeschützten Speicher. Die darin befindlichen Dokumente sind im Nachhinein nicht mehr veränderbar. Ein großer Vorteil dieser Form der Ablage liegt darin, dass die Dokumente vor den Finanzbehörden genau denselben Status wie Dokumente in Papierform haben. Für eine eventuelle Prüfung durch die Finanzbehörden müssen Papierdokumente nicht vorgelegt und damit nicht aufbewahrt werden. Hiervon unberührt sind weiterhin unterzeichnete Dokumente, wie zum Beispiel Verträge. Diese Dokumente sollten auch weiterhin im Original abgelegt werden.

Mit dem Dokumenten-Management-System DocuWare erhalten Sie eine hohe Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse. Arbeiten Sie mit dem modernen DMS und den wichtigsten Funktionen wie der revisionssicheren Archivierung.

Schnittstellen

In Bezug auf Schnittstellen liegt das Hauptaugenmerk von DocuWare in den Bereichen Rechnungswesen und der Auftragsverwaltung. Sie können beispielsweise im Rechnungswesen erfasste Stammdaten von Lieferanten und Kunden auch im DMS nutzen. Wichtig ist darüber hinaus, dass innerhalb der Verarbeitung beispielsweise eine Rechnungsnummer oder ein Rechnungsdatum an ein weiterverarbeitendes System direkt übergeben werden kann. Als Beispiel kann hier die Verarbeitung von Eingangs- oder Ausgangsrechnungen als Buchungsvorschlag genannt werden. Im Bereich der Auftragsverwaltung hat man die Möglichkeit, von einem Warenwirtschaftssystem erzeugte Bestellungen oder Rechnungen automatisch an das DMS zu übergeben.

Das Cloud-basierte Dokumentenmanagement-System DocuWare ist sehr flexibel. Sie können das DMS in fast jede Anwendung integrieren. Die Software ermöglicht den problemlosen Zugriff auf Dokumente. Das Einbinden der Software erfolgt über eine anwenderfreundliche Konfiguration, spezielle DocuWare-Konnektoren oder Programmierung über Standard-Schnittstellen.

Mit der DocuWare Software sind Sie auf der sicheren Seite. Sie profitieren von den Vorteilen des elektronischen Dokumentenmanagements, das ein Dokument vor Verlust, Beschädigungen und dem Zugriff Dritter schützt. Sie erhalten garantiert eine effiziente Einführung ohne Betriebsunterbrechung, Integrationsfähigkeit in die bestehende Software Ihres Unternehmens und maximale Benutzerakzeptanz.

Für den richtigen Einstieg mit der DMS-Software ist die köditz Datensysteme GmbH ein erfahrener Partner an Ihrer Seite. Auch für kleine Unternehmen lohnt sich das Arbeiten mit DocuWare, denn für jedes Unternehmen gibt es passende DocuWare-Lösungen. Sie suchen nach einer Lösung? Wir bieten die Software-Lösung mit Integration für perfektes Management. Fragen Sie nach Dokumentenmanagement Software oder stellen Sie uns eine Frage zu Ihrem Anliegen.

DocuWare DMS

Bereit für eine Zukunft ohne Papier